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セキュリティと利便性

セキュリティと利便性

この2つが両立しない。 と言うことはいいません。

多くの会社が派遣を雇いながら会社の業務を行ったいると思います。
そこで社外秘のものを見せないようにする必要性もあるでしょう。

それはいいんですが・・・  

それでも、今の情報の多くにリンクで指定されていたりするので、
サーバのアドレスを変更したり、フォルダを変更されると
接続できなくなるだけでなく、どこに情報があるのかリンク切れになってしまい、
全く役に立たなくなってしまいました。
前日にメール1個でそんなことされても困ります。

多分、多くの文書に気づかないリンク切れが発生しています。
そのまま気づかずにいると、だんだん使えないものになってしまうのでは?

方法は勿論あるでしょう。  全部の文書の見直し。
  誰も昔の資料までは必要になるまで見ないので、そのままでしょうね。
  必要なものはやるとしても、時間がかかり、綻びも沢山残りそう。

文書管理システムの導入。  リンクの変更にも対応できすようなもの。
  ・・・ あるのかな?  ですが。

昔作ったシステムの文書(下手をするとソースも)は、手書きか、ワープロで
FDに保存していたりで、今になるんと、「印刷物しかありません!」
ということになっていたりしているみたいです。
 
それがある時必要になって再入力。  というのもなんだか無駄ですね。
スキャナで読んで、PDFでとりあえず保管する。
必要ならばそれを別の形式に変換して、修正。    これが使える手ならば良いのですが、
なかなかそれも無理みたいな印刷物だったりするので・・・

文書も保存は必要でしているハズなのですが、結局、時間が経つと、
どこに何を保存しているやらは、かなり人の記憶に頼ったり、
クセに依存しているように思います。
今の検索システムの能力を使用すれば探せるかもしれませんが、
存在したことすら忘れ去られたものは・・・  必要無しなのかな?

古いものは要らない! と忘れ去るのも良いでしょう。
それをディスクの整理というのも理屈は通ると思います。

ですが、その一方で、何かあった時の文書の証拠を求めている。
&求められている。  これをどう両立させる気なのか?
その辺のところを考えてから実行して欲しいです。


P.S.  この記事を書きながら、読んでいた雑誌ascii 2007/09(もう9月号)
に、Googleのマーケティングマネージャへのインタビュー記事があった。

「孔雀の生態を生態をインターネットで調べる方が、社内のプレゼン資料をみつける
よりも簡単なのはどういうことだ」  という例が出ていた。
そうです。  そんなものですよね。  

サーバに保存していないとか、個人用の誰かのPCの中?
メールで送信していたりとか、 どこのサーバに保存しているか?
分からないような事態はよくありますから。 

メールに関しては「社内の情報を出すな」に従えば、個人端末内にあるはず。

Gmail で検索できるようになるのは魅力ありますが、規約には反するので
やめております。  


社内にも情報管理システムあるので、一部はそれで共有化されてるけど、
それに全部は入れられないので、いろいろバラバラになっている。
これが本当にバラバラ(笑) 、wikiとかで管理したがる人もいるので、
ますますどこに何が保存されるようになるやら。  

統合できれば、もっと探しやすくなるはずなのだけど、
セキュリティ上はダメ。 個人情報保護法の観点からもダメ。
そして、何よりお金のかかるようなものの導入もダメ。
 そもそもMS以外では他社システムの導入できないすけどね。

フ~。  私にできそうなことは、分散している先をなるべくリンクで
集めるようにしているところなんですけど、最初に書いたように、
急にリンク先が変わるような変更を実行されたら破綻しますよ!

ユーザ権限(グループ)か、分けたい部分だけ新規に作ってくれたら・・・
  ダメかな?  共有しないと無理なところがあるので。


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